Personne ne t'annonce qu'il arrête. Un patient vient trois fois en un mois, puis espace, puis ne reprend plus rendez-vous. Six mois plus tard, tu croises son nom dans ton agenda et tu te dis « tiens, je ne l'ai pas revu ».
Ce n'est presque jamais un rejet. C'est la vie qui reprend le dessus, un déménagement, un projet, une période chargée. Et dans la plupart des cas, un message simple aurait suffi à relancer le suivi.
Le suivi patient de DiagNotes est fait pour ça : repérer ces départs silencieux à partir du rythme des rendez-vous, et te donner de quoi reprendre contact sans y passer ta soirée.
Au programme
- 🎬 La vidéo pas à pas
- 🔭 À quoi sert le suivi patient
- 📊 Étape 1 : lire tes quatre indicateurs
- 🏷️ Étape 2 : comprendre les segments
- 👤 Étape 3 : ouvrir un contexte de rappel
- ✉️ Étape 4 : envoyer le message depuis ta messagerie
- ⭐ Étape 5 : demander un avis Google
- 💡 Bonnes pratiques
🎬 La vidéo pas à pas
La vidéo ci-dessous te montre le suivi patient en conditions réelles : les indicateurs, les segments, le message proposé et l'envoi depuis la messagerie.
Le suivi patient dans DiagNotes
🔭 À quoi sert le suivi patient
Tu le trouves dans tes Statistiques, onglet Suivi patient, à côté de la vue d'ensemble, des séances et du rapprochement bancaire.
Sa promesse tient en une phrase : les patients qui s'éloignent sans que tu le voies, repérés à partir de leur rythme de rendez-vous, à recontacter depuis ta messagerie.
Deux principes structurent l'outil, et ils méritent d'être posés dès le départ :
- DiagNotes n'envoie rien à ta place. Chaque relance part de ta propre messagerie, avec ton adresse, ton nom, ta signature. Tu relis, tu modifies, tu envoies.
- La segmentation est calculée sur le rythme des rendez-vous, jamais sur le contenu clinique. Aucune de tes notes de séance n'entre dans le calcul.
📊 Étape 1 : lire tes quatre indicateurs
En haut de la page, quatre chiffres te donnent la photo du moment.
Patients dormants. Les patients que tu n'as pas revus, tous segments confondus. C'est le total de ta liste à recontacter.
À risque. Les patients dont le rythme habituel est dépassé, mais qui ne sont pas encore partis. Ceux-là, tu peux les relancer avant qu'ils décrochent : c'est le moment le plus efficace.
Retour après 2e séance. Le pourcentage de patients qui reviennent après leur deuxième séance, sur les douze derniers mois. C'est un bon thermomètre de ton accompagnement en début de suivi.
Patients vus ce mois. Le nombre de patients vus ce mois, comparé à ta moyenne mensuelle. Un repère d'activité, sans jugement.
🏷️ Étape 2 : comprendre les segments
Sous les indicateurs, une série de filtres te permet de trier ta liste. Chaque segment correspond à une histoire différente, et donc à un message différent.
- Décrochage précoce : plusieurs séances rapprochées, puis plus rien. C'est le segment qui revient le mieux, car le suivi était engagé et s'est interrompu pour des raisons souvent extérieures.
- Habitué endormi : un patient régulier depuis longtemps, dont le rythme s'est éteint.
- À risque : le rythme habituel est dépassé, le décrochage n'est pas encore consommé.
- Jamais revenu : une seule séance, sans suite.
La liste Patients à recontacter affiche, pour chacun : le nom, le nombre de séances, la date de la dernière, le segment, le temps écoulé, et un niveau de priorité.
👤 Étape 3 : ouvrir un contexte de rappel
Clique sur un patient : le panneau de droite se remplit.
Tu y trouves d'abord son rythme (« vient toutes les 2 semaines », par exemple) et une phrase qui explique pourquoi il apparaît dans cette liste.
Puis le contexte de rappel : la date de la dernière séance, le nombre total de séances, et le motif de la dernière séance. De quoi te remettre la personne en tête en trois secondes, avant d'écrire.
Enfin le message proposé. Il est pré-rédigé, adapté au segment et au fait qu'il s'agisse d'un premier contact ou d'une relance de suivi. Trois tons sont disponibles :
- Chaleureux : le plus proche, celui qui prend des nouvelles ;
- Sobre : neutre et court ;
- Bref : deux lignes, sans détour.
Le message contient automatiquement le lien vers ton agenda de réservation, pour que le patient puisse reprendre rendez-vous sans avoir à te répondre.
Un champ te permet d'ajouter une phrase personnelle, et c'est souvent elle qui fait la différence.
✉️ Étape 4 : envoyer le message depuis ta messagerie
Clique sur Envoyer le message. Ta messagerie s'ouvre avec le message déjà rempli : destinataire, objet, corps du texte, lien de réservation. Tu relis, tu ajustes, tu envoies. Ou pas.
De retour dans DiagNotes, une fenêtre te demande : « Message envoyé ? ». Deux réponses possibles, Non, ne rien enregistrer ou Oui, j'ai envoyé. C'est toi qui décides ce qui entre dans l'historique. Rien n'est enregistré tant que tu n'as pas confirmé.
Une fois confirmé, plusieurs choses changent :
- le patient passe du statut « Priorité haute » à Contacté ;
- l'historique de contact affiche « Relance envoyée · le [date] » ;
- le panneau indique « Déjà relancé 1 fois · sans retour » ;
- le bouton devient Relancer à nouveau, avec un message adapté au fait qu'il s'agit d'une seconde tentative.
Deux autres actions t'attendent en bas du panneau :
- Reporter : tu remets le patient à plus tard, sans l'oublier ;
- Ne plus relancer : tu le sors définitivement de la liste, par exemple parce qu'il a déménagé ou terminé son suivi.
⭐ Étape 5 : demander un avis Google
Le bouton Demander un avis ouvre un email différent, du type « Votre retour compte », qui invite le patient à laisser un avis sur ta fiche Google.
Pour qu'il fonctionne, tu dois d'abord renseigner ton lien d'avis Google dans tes Paramètres. C'est le lien de ta fiche Google Business où les patients laissent leurs avis. Une fois collé, il s'insère automatiquement dans le message.
📍 Exemple concret : un patient a terminé un suivi qui s'est bien passé et ne revient plus parce qu'il va mieux. Ce n'est pas un patient à relancer, mais c'est exactement celui à qui demander un avis.
💡 Bonnes pratiques
- Commence par le segment « à risque ». Ce sont les patients qu'on récupère le plus facilement, parce qu'ils ne sont pas encore vraiment partis.
- Bloque vingt minutes par mois, pas plus. Le suivi patient n'est pas une tâche quotidienne. Un passage mensuel suffit largement.
- Ajoute toujours une phrase personnelle. Une phrase qui montre que tu te souviens de la personne transforme un message générique en message reçu.
- Choisis le ton selon la relation, pas selon ton humeur. « Chaleureux » ne convient pas à tout le monde, et « Bref » est parfois le plus respectueux.
- Utilise « Ne plus relancer » sans culpabiliser. Une liste propre est une liste que tu regarderas encore dans six mois.
- N'écris jamais d'information médicale. Prendre des nouvelles, oui. Rappeler un diagnostic ou un traitement, non.
🤝 Besoin d'un coup de main ?
Tu trouves qu'un patient est mal classé, ou tu te demandes quel ton adopter dans une situation délicate ? Écris-nous. Le suivi patient est un outil récent et tes retours nous servent directement à l'affiner.
Questions fréquentes
DiagNotes envoie-t-il des emails automatiques à mes patients ? Non, jamais. Le suivi patient prépare le message, mais l'envoi part de ta propre messagerie, sous ton contrôle. Rien n'est enregistré dans l'historique tant que tu n'as pas confirmé l'avoir envoyé.
Sur quoi repose la segmentation des patients ? Uniquement sur le rythme des rendez-vous : fréquence habituelle, nombre de séances, date de la dernière. Le contenu clinique de tes notes n'entre jamais dans le calcul.
Quelle différence entre « à risque » et « décrochage précoce » ? « À risque » signifie que le rythme habituel du patient est dépassé, mais qu'il n'a pas encore décroché : c'est le bon moment pour relancer. « Décrochage précoce » désigne un patient qui a enchaîné plusieurs séances rapprochées puis s'est arrêté net. C'est le segment qui revient le mieux.
Puis-je modifier le message proposé ? Oui. Tu choisis d'abord un ton parmi Chaleureux, Sobre et Bref, tu peux ajouter une phrase personnelle, et tu peux encore tout modifier dans ta messagerie avant d'envoyer.
Comment sortir un patient de la liste ? Le bouton « Ne plus relancer » le retire définitivement. Si tu veux simplement le remettre à plus tard, utilise « Reporter ».
Le bouton « Demander un avis » ne fonctionne pas. Il te faut d'abord renseigner ton lien d'avis Google dans tes Paramètres. C'est l'adresse de ta fiche Google Business sur laquelle tes patients laissent leurs avis.
