Tu notes, tu enregistres, tu factures. Derrière chaque séance, il y a des données de santé, et derrière ces données, une obligation simple : informer ton patient de ce que tu en fais, et obtenir son accord.
Dans la vraie vie, cette obligation se traduit souvent par un document photocopié qu'on oublie de faire signer, ou par un PDF qui traîne dans un dossier. DiagNotes intègre le consentement directement dans le dossier patient : un texte prêt à l'emploi que tu peux adapter, un envoi par email en un clic, et le document signé rangé au bon endroit.
Voici comment ça fonctionne.
Au programme
- 🎬 La vidéo pas à pas
- 📋 À quoi sert le consentement dans DiagNotes
- ✍️ Étape 1 : relire ton texte de consentement
- 📨 Étape 2 : envoyer le consentement à un patient
- 📬 Étape 3 : ce que reçoit ton patient
- 📎 Étape 4 : importer le document signé
- 💡 Bonnes pratiques
🎬 La vidéo pas à pas
La vidéo ci-dessous déroule tout le parcours : du texte de consentement dans tes paramètres jusqu'au document signé rangé dans le dossier patient.
Le consentement patient dans DiagNotes
📋 À quoi sert le consentement dans DiagNotes
Le consentement remplit deux rôles à la fois, et c'est ce qui le rend utile.
Un rôle légal. Tu documentes que ton patient a été informé du traitement de ses données et qu'il a donné son accord. En cas de question, tu as une trace datée, avec le document signé attaché au dossier.
Un rôle de confiance. Le texte explique en langage clair où sont stockées les données, qui peut y accéder, combien de temps elles sont conservées et quels sont les droits du patient. Beaucoup de thérapeutes découvrent que ce document rassure bien plus qu'il n'inquiète.
Concrètement, DiagNotes te donne :
- un texte standard rédigé pour les thérapeutes en Suisse, que tu peux utiliser tel quel ;
- la possibilité de le personnaliser entièrement ;
- un envoi par email depuis la fiche du patient, avec tes coordonnées et un bloc signature ;
- un suivi de l'état dans le dossier : pas de consentement, envoyé, enregistré.
✍️ Étape 1 : relire ton texte de consentement
Rends-toi dans tes Paramètres, puis dans l'onglet Consentement. Tu y trouves la zone Consentement patient.
Le texte fourni par défaut couvre l'essentiel, en sections courtes :
- Pourquoi nous traitons vos données : gérer le suivi et les rendez-vous, documenter les séances, établir et suivre les factures.
- Ce que nous enregistrons : informations administratives, contenu des séances (notes du thérapeute, parfois un enregistrement vocal pour aider à la prise de notes), factures.
- Où et comment vos données sont stockées : en Suisse et uniquement en Suisse, sauvegardes régulières, chiffrement, prestataires techniques suisses, et pas d'entraînement d'IA sur les données.
- Qui peut voir vos données : uniquement le thérapeute.
- Combien de temps : au minimum 10 ans après la dernière séance, conformément à l'obligation légale de conservation des dossiers de santé.
- Vos droits : consulter, corriger, demander la suppression, retirer son consentement.
- Votre accord : la phrase qui précède la signature.
Le texte s'écrit en markdown, ce qui te permet de créer des titres avec `###` et des listes avec des tirets. Quatre boutons sont à ta disposition sous la zone d'édition :
- Enregistrer pour valider tes modifications ;
- Afficher l'aperçu pour voir le rendu exact tel qu'il apparaîtra dans l'email ;
- Imprimer pour obtenir une version papier, à faire signer directement au cabinet ;
- Réinitialiser au texte par défaut si tu veux repartir du texte standard fourni.
📨 Étape 2 : envoyer le consentement à un patient
Ouvre la fiche d'un patient, puis reste sur l'onglet Informations. En bas de la fiche, tu trouves la carte Consentement.
Tant que rien n'a été fait, elle affiche Pas de consentement, avec deux boutons :
- Envoyer l'email : DiagNotes envoie le document au patient, à l'adresse enregistrée dans sa fiche ;
- Importer le document signé : si tu l'as déjà fait signer sur papier au cabinet, tu peux directement téléverser le scan ou la photo.
Un clic sur Envoyer l'email et c'est parti. La carte passe alors à Envoyé le [date], avec trois nouvelles actions : Renvoyer l'email, Importer le document signé, et Supprimer.
📍 Exemple concret : tu envoies le consentement juste après avoir créé la fiche d'un nouveau patient, avant sa première séance. Il arrive avec le document déjà lu, parfois déjà signé.
📬 Étape 3 : ce que reçoit ton patient
L'email a pour objet « Consentement sur le traitement de vos données ». Il s'ouvre sur ton en-tête : ton nom, ta discipline et ta ville.
Le message est court : « Merci de prendre connaissance des informations ci-dessous et de signer le document. Vous pouvez l'imprimer et l'apporter à votre rendez-vous, ou le renvoyer signé par email à votre thérapeute. »
Suit ton texte de consentement, mis en forme proprement, puis un bloc Bon pour accord avec trois lignes à remplir : nom et prénom, date, signature.
Ton patient a donc deux chemins possibles, et les deux fonctionnent :
- il imprime, signe, et t'apporte le document à la séance suivante ;
- il imprime, signe, scanne ou photographie, et te renvoie le document par email.
📎 Étape 4 : importer le document signé
Quand tu récupères le document signé, retourne sur la fiche du patient et clique sur Importer le document signé. Sélectionne le fichier depuis ton ordinateur : un PDF, un scan ou une simple photo prise avec ton téléphone.
La carte Consentement passe alors à Enregistré le [date], avec un lien Voir le document signé qui te permet de le rouvrir à tout moment.
C'est le moment où le dossier devient complet : le texte a été envoyé, le patient l'a signé, et le document est archivé avec le reste de son suivi.
💡 Bonnes pratiques
- Envoie le consentement à la création de la fiche patient, pas trois mois plus tard. C'est le moment naturel, et le patient le lit avec attention.
- Relis le texte une fois, au calme. Tu vas l'envoyer des dizaines de fois : autant qu'il te ressemble et que tu puisses en parler si un patient te pose une question.
- Utilise le bouton Imprimer pour les patients peu à l'aise avec le numérique. Le document papier signé au cabinet vaut exactement la même chose, et tu l'importes ensuite dans la fiche.
- Une photo prise au téléphone suffit pour l'import. Pas besoin de scanner de qualité professionnelle.
- Passe en revue tes patients existants. Si tu as commencé DiagNotes avec un historique, prends une demi-heure pour envoyer le consentement à ceux qui n'en ont pas encore.
🤝 Besoin d'un coup de main ?
Une situation particulière, comme un patient mineur, un représentant légal, ou une pratique en cabinet partagé où plusieurs thérapeutes suivent la même personne ? Écris-nous, on regarde ensemble comment adapter le texte à ton cadre.
Questions fréquentes
Suis-je obligé d'utiliser le texte fourni par DiagNotes ? Non. Le texte par défaut est un point de départ pensé pour les thérapeutes en Suisse, mais tu peux le modifier entièrement. Si tu regrettes tes modifications, le bouton « Réinitialiser au texte par défaut » te ramène au texte d'origine.
Le patient peut-il signer directement en ligne ? Pas dans l'email lui-même. Il imprime le document, le signe, puis te le remet en main propre ou te le renvoie par email. Tu importes ensuite le document signé dans sa fiche.
Où est stocké le document signé ? Dans le dossier du patient, avec le reste de son suivi : en Suisse, chiffré, accessible uniquement depuis ton compte. Tu le retrouves via le lien « Voir le document signé » sur la carte Consentement.
Que se passe-t-il si le patient ne renvoie jamais le document ? La carte reste à l'état « Envoyé le [date] ». Tu peux cliquer sur « Renvoyer l'email » pour relancer, ou lui faire signer une version papier à sa prochaine séance et l'importer toi-même.
Puis-je faire signer le consentement sur papier, sans envoyer d'email ? Oui. Depuis tes paramètres, le bouton « Imprimer » te donne la version papier. Fais-la signer au cabinet, puis utilise « Importer le document signé » sur la fiche du patient pour l'archiver.
Le consentement couvre-t-il l'enregistrement vocal des séances ? Oui, le texte par défaut mentionne explicitement que le contenu des séances peut inclure un enregistrement vocal destiné à aider à la prise de notes, et précise que les données ne servent pas à entraîner des intelligences artificielles généralistes.
